「上司に報告したのに、なぜか話が伝わらない。嫌な顔をされてしまった。」
「相談したら、『結局どうしたいの？』と聞き返されてしまった」
このような経験をしたことはありませんか？報連相は社会人の基本といわれますが、やり方を知らないと仕事ができるできないに関わらず上司からの評価は上がっていきません。
元々私も報連相が苦手で自分では報連相ができているつもりでも、上司は納得してくれなかったり、嫌な顔をされたりとたくさん報連相の失敗をしてきました。
私のような報連相が下手な人がいる一方で報連相がうまく、円滑に仕事をしている先輩達もおり、その方達を観察することで上手な報連相にはコツがあるとわかりました。
この記事では、上司から信頼されるために意識したい報連相のコツを5つ紹介します。どれも今日から実践できるものなので、上司への伝え方に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。
報告・連絡・相談のどれなのかを明確にしてから伝える
上司に話しかける際に、まず「これから何を話すのか」を明確に伝えましょう。
具体的には「〇〇についての報告なのですが〜」「〇〇についての連絡なのですが〜」「〇〇についての相談なのですが〜」のどれかを伝えます。
報告・連絡・相談は似ていますが、それぞれ目的が異なります。
- 報告：仕事の進捗や結果を伝える
- 連絡：関係者に必要な情報を共有する
- 相談：判断に迷っていることについて、意見や助言を求める
この目的が曖昧なまま話し始めると、単なる情報共有のつもりだったのに上司が返答を求められていると感じたり、相談だと思っていたのに報告だけで話が終わったりします。
そこで、最初に報告・連絡・相談のどれを話すのかを伝えることで上司も聞く姿勢を整えられます。
例えば、「A社の件ですが……」と始めるよりも、「A社への提案結果についてご報告です」と始めた方が、何のための会話なのかがすぐに伝わります。相談であれば、「A社への提案価格について、ご相談したいことがあります」と切り出せば、上司は判断に必要な情報を意識しながら話を聞けます。
報連相が苦手な人ほど、頭に浮かんだことをそのまま話しがちです。声をかける前に数秒だけ立ち止まり、「これは報告・連絡・相談のどれか」「相手に何を求めているのか」を整理する習慣をつけましょう。
枕詞を駆使して、相手が受け取りやすい伝え方をする
報連相では、内容だけでなく話しかけ方も大切です。特に上司が忙しそうなときは、いきなり本題を話し始めるのではなく、枕詞を使って相手の状況を確認しましょう。
例えば、次のような言葉が使えます。
- 「今、3分ほどよろしいでしょうか」
- 「怒られるとはわかっているのですが報告しなければならないことがございます」
- 「急ぎではありませんので、お手すきの際にお願いします」
- 「お時間のあるときに、ご相談したいことがあります」
- 「念のため、共有させてください」
ポイントは、「何分かかるのか」と「どれくらい急ぐのか」を伝えることです。「今よろしいですか」だけでは、上司は話が30秒で終わるのか、10分かかるのか分かりません。「3分ほどご相談してもよろしいでしょうか」と伝えれば、今聞くべきか、後にするべきか判断しやすくなります。
また、反対意見や確認事項を伝えるときにも枕詞は役立ちます。「それは違うと思います」と直接否定するより、「私の認識違いでしたら申し訳ありませんが、〇〇という理解で合っていますか」と伝えた方が、不要な対立を避けながら確認できます。
ただし、丁寧にしようとして前置きが長くなりすぎるのは逆効果です。枕詞は相手への配慮を示し、本題を受け取ってもらいやすくするためのもの。短い一言を添えたら、すぐ本題に入りましょう。
結論から伝える
上司への報連相では、「結論→理由→詳細」の順番を意識しましょう。時系列に沿って一から説明すると、話し手には分かりやすくても、聞き手は最後まで結論が分かりません。
例えば、次のような伝え方は要点がつかみにくくなります。
昨日A社を訪問して新商品を提案したのですが、担当者から価格が少し高いと言われ、その後に他社製品の話も出て……。
これを結論から伝えると、次のようになります。
A社から10％の値引きを求められたため、対応方針をご相談したいのです。競合他社の価格が当社より安いことが理由です。
最初の一文だけで、「何が起きたのか」「何を求めているのか」が分かります。その後に理由や経緯を補足すれば、上司は情報を整理しながら聞くことができます。
うまくまとめられないときは、話す前に結論を一文で書いてみるのがおすすめです。「〇〇について報告します。結果は△△です」「〇〇について相談があります。私は△△したいと考えています」という型に当てはめるだけでも、伝わり方は大きく変わります。
結論から話すことは、単に会話を短くする技術ではありません。相手の時間を大切にし、判断の負担を減らす配慮でもあります。
事実と意見を分ける
正確な判断をしてもらうためには、確認できている事実と、自分の推測・意見を分けて伝える必要があります。両者が混ざると、上司が誤った前提で判断してしまう可能性があるからです。
例えば、「お客様は納期にかなり不満を持っています」という言葉だけでは、それが実際に聞いた内容なのか、話し手が表情や口調から推測したことなのか分かりません。
次のように分けて伝えると、情報が明確になります。
【事実】お客様から「今月中に納品できなければ、他社への発注も検討する」と言われました。
【私の見解】口調も強かったため、優先度の高い対応が必要だと考えています。
事実を伝える際は、「誰が・いつ・何を言ったのか」「現在どこまで確認できているのか」を具体的にします。一方、自分の意見には「私は〇〇と考えています」「現時点では〇〇の可能性が高いと思います」と添えましょう。
分からないことを推測で埋めないことも重要です。確認できていない場合は、「原因はまだ確認できていません。15時までに調べて再度報告します」と正直に伝えれば問題ありません。情報の確かさを明示できる人ほど、上司から信頼されます。
自分の考えを持ち、数字を根拠にして伝える
相談するときに「どうすればよいですか」とすべてを上司に委ねるだけでは、受け身な印象を与えてしまいます。上司に判断を仰ぐ場合でも、できる限り自分の考えや選択肢を添えましょう。
例えば、次のように伝えます。
A案とB案があります。私はA案がよいと考えています。費用は5万円高くなりますが、納期を1週間短縮でき、お客様が希望する月末までに間に合うためです。
この伝え方なら、自分で状況を整理したうえで相談していることが伝わります。また、上司も賛成・反対を判断しやすくなります。
その際、感覚だけでなく数字を根拠にすることが大切です。「売上がかなり伸びています」より「前年同月比で20％伸びています」、「納期が遅れそうです」より「現在の進捗は計画より2日遅れています」と伝えた方が、状況を正確に共有できます。
数字には、認識のずれを減らす力があります。期限、金額、件数、進捗率、増減率など、数値化できる情報がないかを考えてみましょう。ただし、数字を並べるだけでは不十分です。「その数字から何が言えるのか」「自分はどうしたいのか」まで添えることで、初めて判断に役立つ報連相になります。
なお、緊急のトラブルでは、自分の考えがまとまるまで報告を待ってはいけません。「現時点では対応策を整理できていませんが、影響が大きいため先に共有します」と一報を入れましょう。主体性を見せることより、問題を早く共有することの方が重要な場面もあります。
まとめ｜報連相は上司の判断を助けるために行う
上司から信頼される報連相のコツは、次の5つです。
報告・連絡・相談のどれなのかを明確にする
枕詞を駆使して、相手が受け取りやすくする
結論から伝える
事実と意見を分ける
自分の考えを持ち、数字を根拠にする
報連相の目的は、自分が話したという事実を作ることではありません。相手に状況を正しく理解してもらい、必要な判断や行動につなげることです。つまり報連相の真髄は「どれだけ相手（上司）のことを考えて話すことができるのか」ということです。
最初から5つすべてを完璧に実践する必要はありません。まずは、話しかける前に「これは報告・連絡・相談のどれか」を整理し、最初の一文で結論を伝えることから始めてみてください。小さな意識を積み重ねることで、報連相は確実に分かりやすくなります。
上司に「何を言いたいのか分からない」と思わせず、「この人に任せておけば、必要な情報をきちんと共有してくれる」と感じてもらうこと。それが、仕事で信頼を積み上げる報連相です。
